بازاریابی و تبلیغات, راه اندازی کسب و کار, مقالات
برقراری ارتباط مؤثر در محیط کار
آوریل
گاهی اوقات تشخیص موانعی که سبب سوء تفاهم ارتباط مؤثر در محیط کار می‌شوند، آن قدرها که فکر می‌کنیم دشوار نیست. سوء تفاهم هنگامی روی می‌دهد که شفافیت در محیط کار وجود نداشته باشد، البته گاهی هم ممکن است ناخواسته اتفاق بیفتد.
درهرصورت اگر سوء تفاهم حل نشده باقی بماند، ممکن است به درگیری در محیط کار یا کاهش بهره وری منجر شود.
واقعیت این است که داشتن تحصیلات یا تجربهٔ کاری لزوما به این معنا نیست که قدرت برقراری ارتباط مؤثر هم داریم. حتی تحصیل کرده ترین و باتجربه ترین افراد هم ممکن است در رساندن درست پیام شان به دیگران با مشکل مواجه شوند.
می دانیم که ارتباط نا مؤثر به هدر رفتن فرصت، زمان و منابع می انجامد. دلیل اصلی این مسئله این است که مکالمات ما در محیط کار معمولا سازنده نیست.
۱. شناخت مخاطب
شناخت مخاطب برای ارتباط مؤثر در محیط کار یا کسب و کار کاملا ضروری است. منظور از ارتباط در اینجا، همۀ ارتباطات کلامی و نوشتاری، سخنرانی ها، ایمیل های روزانه، اطلاعیه های شرکت یا ارائهٔ به روزرسانی وضعیت پروژه هاست.
۲. درک موقعیت و صریح بودن
اینکه پیام مان را به‌خوبی به مخاطب انتقال دهیم یا نه، بستگی به این دارد که تا چه اندازه او را درک کرده‌ایم. به پرسش های زیر دقت کنید:
چه کسی طرف صحبت من است؟
هدف پیامی که می‌خواهم انتقال دهم چیست؟
مخاطب من چه چیزی را از این پیام باید درک کند؟
از او می‌خواهم چه کاری انجام دهد؟
بهترین روش انتقال پیام به او کدام است؟
چه برداشتی ممکن است از این پیام داشته باشد؟
پس از اینکه پیام را دریافت کرد، چه احساسی خواهد داشت یا چه واکنشی ممکن است نشان دهد؟
برای اینکه بتوانیم این پرسش‌ها را پاسخ دهیم، باید از قبل، رفتارهای مخاطب را مشاهده، تحلیل و بررسی کنیم.
۳. خوب گوش دادن
شاید بسیاری از ما با فنون و مبانی گوش دادنِ صحیح آشنا باشیم. اما هنگامی که با انبوهی از جلسات، اولویت بندی ها و کارهای مهم درگیر می‌شویم، واقعا تا چه حد اصول مهمی را به یاد می آوریم که به برقراری ارتباط مؤثر کمک می‌کنند؟
تمرین نکات عملی زیر می تواند به گوش دادن صحیح به مخاطب در ارتباط مؤثر در محیط کار کمک کند:
تفسیر کردن وقتی درحال صحبت با مخاطب هستیم، می‌توانیم با تکرار کلمات او یا بازگویی آنها به زبان خودمان گفته هایش را تأیید کنیم.
به این ترتیب، او مطمئن می‌شود که منظورش را درک می‌کنیم و از آن بهتر اینکه اگر چیزی که ما فهمیده ایم همانی نیست که او می‌گوید، بلافاصله می‌توانیم موضوع را روشن کنیم.
سؤال کردن گاهی ممکن است در هنگام صحبت کردن با مخاطب احساس کنیم به اطلاعات بیشتری نیاز داریم. در این زمان، بهترین کار این است که دربارهٔ جزئیاتِ بیشتر سؤال کنیم.
۴. بررسی نحوهٔ دریافت بازخورد ها
نحوهٔ دریافت بازخورد ها، ابتدا بر واکنشی که نشان می دهیم و سپس نحوهٔ برقراری ارتباط مؤثر با دیگران تأثیر می گذارد. گفتنِ اینکه باید بازخوردها و انتقادها را بپذیریم، از انجام دادنش خیلی راحت تر است. ما انسان هستیم و طبیعت مان ایجاب می‌کند که گاهی آسیب پذیر باشیم.
هنگامی که به دلیل رویدادهای زندگی پریشان می شویم یا وقتی که در محیط کار احساس فشار می کنیم، با کوچکترین بازخورد منفی حالت تدافعی می گیریم. به‌همین دلیل، نحوهٔ دریافت بازخورد بسیار مهم است.
اما چطور می‌توانیم توانایی مان را برای جذب بازخوردها بهبود بخشیم؟
روش کلی کار این است که تمرین کنیم موارد سودمند را از بازخوردها بیرون بکشیم و از آنها یاد بگیریم. از سوی دیگر، باید از بخش هایی که سازنده نیستند خلاص شویم و دیگر به آنها فکر نکنیم. راهبردهای زیر می‌توانند در تقویت این مهارت کمک کننده باشند.
۵. ارائهٔ بازخورد بی طرفانه و ملموس (قابل مشاهده)
این یکی از سخت‌ترین بخش‌های تمرین برای ارتباط مؤثر است. دادن بازخورد به دیگران کار ساده‌ای نیست. می‌ترسیم کسی را برنجانیم، قصدمان پیشگیری از بروز درگیری هاست اما نمی دانیم چطور آن را انجام دهیم.
خیلی مواقع از نظر هیجانی آماده نیستیم یا پیش فرض هایمان مانع درک درست واقعیت می‌شوند.
یکی از روش‌های بسیار مؤثر در ارائهٔ بازخورد صریح و روشن استفاده از مدل «موقعیت، رفتار، اثر» (SBI) است:
موقعیت در ارتباط مؤثر در محیط کار:
ابتدا زمینه را آماده می‌کنیم. از خودمان می‌پرسیم چه اتفاقی، کجا و چه‌وقت افتاده است.
رفتار در ارتباط مؤثر در محیط کار:
رفتار را توضیح می‌دهیم. این سخت‌ترین بخش کار است، زیرا باید پیش فرض‌های‌مان را بررسی کنیم. رفتار مخاطب را باید طوری توضیح دهیم که قابل‌مشاهده باشد.
مثلا لحن بازخورد با گفتن عبارت «تو بی ادبانه رفتار کردی» به جای «تو حرف مرا قطع کردی» تغییر می کند، زیرا بی ادب دانستن فرد برداشتی شخصی است، درحالی که قطع کردن صحبتمان رفتاری است که همه می توانستند ببینند و قابل مشاهده بوده است.
۶. پیگیری، تأیید، مسئولیت پذیری
برقراری ارتباط مؤثر در محیط کار، فرایندی همیشگی است. باید به‌شکل مداوم بر روند پیشرفت نظارت کرده و به شکل پیوسته از دیگران پشتیبانی کنیم. در این راستا باید پیشرفت همکاران، گروه‌ها یا حتی ما فوق مان را تأیید کنیم.
پرسش‌های زیر برای ارزیابی و اطمینان از مؤثر بودن ارتباطات در محیط کار سودمند هستند:
چه فرصت هایی را می توانیم ببینیم؟
چگونه می توانیم خودمان را با آنها وفق دهیم؟
چه تصمیماتی باید بگیریم؟
چگونه می توانیم نقش حمایتی داشته باشیم؟
چطور بفهمیم که پیام مان را به درستی دریافت می‌کنند؟
موفق باشید!
