چگونه با مدیریت زمان به تمام کارها برسیم؟

مدیریت زمان

تعاریف زیادی از مدیریت زمان در جاهای مختف شنیده ایم ولی بهترین تعریفی که میتوان از آن کرد تلاش برای استفاده بهتر از فرصت زندگی است. هر کسی که هستید و در هر جایی که هستید مجموعه اقداماتی که در طول روز انجام میدهید برای این است که کیفیت زندگی تان را بهتر کنید و از زمانی که تحت عنوان “زندگی” در اختیار تان گذاشته شده است بهره ببرید.

علل کمبود زمان و عدم توانایی مدیریت زمان

 

 واگذار نکردن کارها به دیگران

ما خیلی وقتها در واگذار کردن کارها به دیگران، ضعیف عمل میکنیم. یا کارها را به شکل نا مطلوبی به دیگران واگذار میکنیم که در نهایت زحمت خودمان دوچندان میشود. آیا تا به حال شده از کسی بخواهید که برای صرفه جویی در وقت، به جای شما یک پیراهن را برایتان بخرد و جدای از زحمت و منتی که برای شما ایجاد شده، وادار شوید بعداً برای تعویض مراجعه کنید و وقت زیادی را صرف چانه زنی و متقاعد کردن فروشنده به تعویض لباس کنید؟

یا آیا شده است که نامه‌ای را برای تایپ به همکار خود بدهید و ببینید که مدت زمانی که صرف ویرایش و غلط گیری نامه می‌شود بیشتر از زمانی است که خودتان برای تایپ نامه صرف میکنید؟

ناتوانی در تفویض اختیار و واگذاری نادرست و غیرحرفه‌ای کارها به دیگران، باعث می‌شود که در نهایت بسیاری از ما به این نتیجه برسیم که بهترین روش صرفه جویی در زمان، این است که کارها را خودمان انجام دهیم و از آنجا که به هر حال ، ظرفیت ما در انجام کارها محدود است، نهایتا احساس می‌کنیم مدیریت زمان، آن کلید طلایی است که میتواند چنین مشکلی را برای ما حل کند. کمال طلبی نیز میتواند یکی دیگر از دلایلی باشد که ما را نهایتاً به سمت مدیریت زمان سوق داده است.

 

کمالگرائی

کمال طلب‌ها، کسانی هستند که برای هیچ کاری،‌ استاندارد ۹۰ یا ۹۵ از صد را نمیپذیرد. آنها استاندارد ۱۰۰ از ۱۰۰ را میخواهند. به همین دلیل هر کاری توسط آنها، بیش از زمان معمول طول میکشد. نامه ای که میتواند در پنج دقیقه نوشته شود، پنج بار مرور و ویرایش می شود و پس از سی دقیقه، با نارضایتی ارسال می شود.

اگر ماشین خود را به کارواش ببرند، دو برابر کارگری که ماشین را شسته، وقت میگذارند و دور ماشین میگردند تا از نبودن لکه در اطراف ماشین مطمئن شوند.

یک مهمانی کوچک یا سمینار مختصر داخل سازمان، به اندازه‌ی یک عروسی از آنها وقت میگیرد و باید تمام جزییات بررسی شود و به دقت مورد توجه قرار گیرد.

طبیعی است که در این شرایط، ممکن است من و شما احساس کنیم که مشکل اصلی ما در مدیریت زمان است و اگر در مهارت مدیریت زمان توانمند شویم می توانیم بدون کمبود وقت، کارها را با همان سطحی از استاندارد که مد نظرمان است انجام دهیم.

 

 

ضعف در هنر نه گفتن

توانایی نه گفتن به موقع یکی از اصول بیان است که گاهی افراد با ناتوانی در این زمینه دچار دردسرهایی میشوند. دلیل دیگری که بسیاری از ما دچار کمبود زمان می شویم، ضعف ما در هنر نه گفتن است.

شاید شما هم از جمله کسانی باشید که نمیتوانند به سادگی به دیگران «نه» بگویند. به همین دلیل، قسمت عمده‌ای از وقت خود را صرف انجام کارهایی میکنند که به دلیل خجالت یا رودربایستی یا دلایل مشابه، پذیرفته‌اند.

در چنین شرایطی، تلاش برای بهبود مهارت مدیریت زمان، به معنای بهبود توانایی های ما نیست. بلکه گویی میخواهیم ظرفیت بار کشی خودمان را افزایش دهیم تا دیگران بتوانند با دردسر کمتری بار بیشتری را بر شانه های ما تحمیل کنند.

قدرت نه گفتن

 مشکل در اولویت بندی کارها و فعالیت‌ها

گاهی اوقات، ممکن است احساس کنیم که حجم فعالیت ها زیاد است  و نمیدانیم که بهتر است کدام را به نفع کدام کنار بگذاریم. یا کدام را در اولویت قرار دهیم. من می خواهم درس بخوانم و بهترین معدل را در پایان دوره کارشناسی بگیرم. دغدغه ی کنکور ارشد را هم دارم و میبینم فرصت کافی برای آن ندارم.

شنیده ام که پس از دوران دانشجویی فرصت مطالعه خیلی کمتر است و دلم میخواهد از همین دوران برای یادگیری و توسعه دانش خودم هم استفاده کنم. از طرفی برای تامین هزینه ی تحصیل و همینطور کسب تجربه، کار هم می کنم یا می خواهم بکنم. احساس می کنم همه اینها هم در یک اولویت هستند و مهم هستند یا اگر اولویت‌های آنها با هم فرق دارد، دانش یا شجاعت این اولویت بندی را ندارم. امیدوارم از طریق مدیریت زمان، فضایی ایجاد کنم که به همه ی  خواسته های خودم برسم.

شبیه همین ماجرا هم برای مدیری پیش می‌آید که هم میخواهد جلسات برون‌سازمانی را با دقت و کیفیت خوب برگزار کند. هم اصرار دارد که بازدیدهای منظم و دوره ای در داخل شرکت داشته باشد. هم علاقمند است برای همسر و فرزندانش وقت بگذارد و از سوی دیگر، از دانش و تکنولوژی روز هم عقب نماند.

اولویت‌بندی، مهارتی ضروری اما بسیار دشوار و چالش برانگیز است که در بسیاری از مواقع، ما را ترغیب می‌کند که با استفاده از مدیریت زمان و مهارتهای مشابه، ظرفیت و توانمندی خود را افزایش داده و صورت مسئله را پاک کنیم. به عبارتی، بسیاری از ما فوبیای تصمیم گیری داریم و از کنار گذاشتن گزینه ها میترسیدم. درست مانند کسی که میخواهد با یک میلیون تومان بودجه، یکی از دو اسباب بازی ششصد هزار تومانی و پانصد هزار تومانی را انتخاب کند و چنان در انتخاب دچار تردید می‌شود که تصمیم میگیرد صد هزار تومان قرض بگیرد و هر دو گزینه را انتخاب کند!

 

 

کسانی که معتقدند مشکل مدیریت زمان دارند، عموماً مشکل شان در مدیریت زمان نیست، بلکه در اهمال کار بودن است و اینکه نمیتوانند در لحظه ی مناسب خودشان را برای انجام کار،‌ برانگیزانند و آن را به عقب میاندازند. در طول زمان، این مشکل به تعویق انداختن، خود را با نامی دیگر، یعنی «نیاز به مهارت مدیریت زمان» نشان می‌دهند.

 

راهکارهای بکارگیری مدیریت زمان

 

حذف خواب

سعی کنید سحر خیز باشید و از خوابیدن بیشتر از ۸ ساعت و صبح ها تا نزدیک ظهر جدا پرهیز کنید زیرا یک سوم از تایم مفید خود را از دست میدهید.

حذف مکالمات غیر ضروری

از صحبتهای نا به جا که برای سود و نتیجه ای ندارد شدیدا دوری کنید. ریشه خیلی از مکالمات طولانی و بی هدف، پرسیدن سوالات بی جا هست که مکالمه ها را طولانی تر میکند.

استفاده از وقتهای مرده

پشت چراغ قرمز، در صف نان، زمانیکه منتظر هستید برای قرار ملاقات تان اینها زمانهای مرده هستند که باید برای این زمانها برنامه ریزی کرد تا کاری انجام دهیم. مثلا برنامه بریزید که در این تایم های کوتاه، لغات انگلیسی یاد بگیرید یا به فایلهای صوتی مفید در حوزه خودتان گوش کنید و به هر نحوی که شده از این تایم ها استفاده کنید.

 

انجام کارهای کم و با ارزش

به جای خواندن ۱۰ کتاب در ماه، پنج کتاب را با تامل بیشتر بخوانید. پس سعی کنید بر کیفیت انجام کارهایتان تمرکز کنید و برای انجام کارهایتان برنامه ریزی انجام دهید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.